Nota autorului: articolul este scris la persoana întâi. Respectiv, ceea ce veți citi mai jos este relatarea directă din partea persoanei intervievate.
Mă numesc Elena Butuc și am peste 15 ani de experiență în domeniul resurselor umane. Mult timp am fost angajată, adică lucram pentru cineva. Când am născut primul copil, am deschis propria afacere – o agenție specializată în căutarea și recrutarea bonelor. În prezent, am propria companie, unde îi ajut pe oameni să-și aleagă o profesie în funcție de pasiunea, talentul și valorile lor. Principala direcție pe care mă axez acum este să ajut companiile – le ofer sprijin pentru a-și construi o echipă eficientă prin intermediul proceselor de afaceri din domeniul HR. Ce înseamnă mai exact aceste procese? Ei bine, ele se referă la cum să construiești un sistem corect de motivare a angajaților, cum să integrezi mai eficient persoanele noi în echipă și cum trebuie să decurgă tot procesul de adaptare a noilor persoane.
În cele ce urmează o să vă povestesc cu ce se ocupă domeniul HR, ce înseamnă resursele umane în general și de ce și când o companie are nevoie de un astfel de departament.
Principalele probleme cu care se confruntă companiile
Acum sunt trei probleme importante pe care le au angajatorii în ceea ce privește resursele umane.
#1. În primul rând, bineînțeles, unde să cauți angajați. Clienții mei îmi mai spun că nu există oameni pe piață. Când încep să lucrez cu ei, se găsesc și oameni și totul este în regulă.
#2. Al doilea moment ține de modul cum să motivezi angajatul să rămână mai departe în companie: ce să faci pentru ca el să vrea să lucreze și să înțeleagă că își poate continua dezvoltarea în cadrul companiei.
#3. Al treilea aspect se referă la organizare. Multe companii fac totul haotic și fără structură, nu înțeleg cum să organizeze procesele pentru a le face clare și intuitive. Atunci când este un proces de lucru bine pus la punct, este mult mai ușor pentru angajați să lucreze și fiecare știe ce are de făcut.
Rolul departamentului HR într-o companie
Fiecare loc de muncă trebuie să aibă un produs final care să ateste competențele angajaților. La HR acest produs sunt angajații competenți care doresc să lucreze. Din acest motiv o companie are nevoie de un departament de resurse umane.
Procesul de angajare nu începe în momentul în care compania publică un anunț de recrutare, ci mult mai devreme. Este un ciclu care include mai multe etape esențiale, fiecare având un impact direct asupra calității echipei și retenției angajaților.
1. Crearea imaginii companiei ca angajator (Employer Branding)
Primul pas în atragerea talentelor este reputația companiei pe piața muncii. Candidatul trebuie să știe despre existența companiei, să înțeleagă cultura sa și beneficiile de a lucra acolo.
HR-ul sau antreprenorul (dacă nu există încă un departament de resurse umane) construiește un brand atractiv pentru angajați. Aceasta implică prezența în social media, testimoniale ale angajaților actuali, o pagină de cariere bine optimizată pe site-ul companiei și participarea la evenimente relevante. O companie cu un brand puternic de angajator atrage aplicanți mai relevanți și reduce timpul necesar recrutării.
2. Definirea nevoii și crearea profilului candidatului
Înainte de a începe efectiv recrutarea, trebuie de stabilit clar ce fel de persoană este necesară pentru post. Se conturează fișa postului: responsabilități, abilități necesare, nivel de experiență. Se definește profilul candidatului ideal: competențe tehnice și soft skills. Se stabilește procesul de selecție: teste, interviuri, probe practice. Această etapă asigură că anunțul de recrutare atrage exact tipul de candidat de care compania are nevoie.
3. Recrutarea și selecția candidaților
În această etapă, HR-ul sau managerul responsabil se ocupă de găsirea și evaluarea candidaților:
# publicarea anunțului pe platforme relevante;
# screening-ul CV-urilor și selectarea celor mai potriviți candidați;
# interviuri de selecție, teste tehnice, verificarea referințelor;
# alegerea candidatului potrivit și stabilirea unei oferte de angajare.
4. Procesul de angajare și integrarea în companie (Onboarding)
După ce candidatul acceptă oferta, urmează integrarea lui în echipă – o etapă critică.
Diferența dintre HR și Recruiter
Una dintre cele mai frecvente confuzii este asocierea HR-ului exclusiv cu recrutarea și organizarea de evenimente corporative. În realitate, recrutarea este doar o parte din responsabilitățile unui departament de resurse umane, iar HR-ul are un rol mult mai complex.
Într-o companie mai mare, departamentul de HR este format din specialiști cu responsabilități distincte:
# recruiterul este persoana care se ocupă strict de identificarea, selecția și atragerea candidaților potriviți. El gestionează anunțurile de angajare, procesează CV-urile, organizează interviurile și colaborează cu managerii pentru a alege cei mai buni oameni;
# specialistul în dezvoltare organizațională creează și implementează programe de training și dezvoltare a competențelor angajaților;
# HR Business Partner colaborează direct cu managementul pentru a alinia strategia de resurse umane la obiectivele de business;
# specialistul în compensații și beneficii se ocupă de salarizare, pachetele de beneficii și sistemele de motivare.
În companiile mai mici, toate aceste responsabilități pot fi gestionate de o singură persoană sau chiar de antreprenor, dar pe măsură ce compania crește, HR-ul devine un departament strategic, esențial pentru menținerea unei echipe eficiente și a unui mediu de lucru bine structurat.
Departamentul HR este imaginea companiei. Dacă un vânzător este imaginea companiei pentru client, atunci resursele umane sunt imaginea companiei pentru potențialii angajați.
Cum să alegi oamenii în echipă
Pentru a evita pierderea de timp cu aplicanți nepotriviți, este esențial să definiți clar cerințele postului înainte de publicarea anunțului. Un profil bine conturat asigură că veți primi CV-uri de la candidați relevanți, reducând timpul și efortul necesar procesului de selecție.
Pentru aceasta, fiecare poziție trebuie să aibă o descriere clară care să includă:
# responsabilitățile specifice ale postului;
# instrumentele și resursele necesare pentru muncă;
# cunoștințele și competențele obligatorii;
# profilul candidatului ideal, inclusiv trăsături importante pentru cei fără experiență.
Un anunț bine formulat nu doar atrage oamenii potriviți, ci și eficientizează procesul de recrutare, eliminând aplicațiile irelevante.
De asemenea, managerul trebuie să înțeleagă care este stilul său de conducere. Acest aspect este foarte important, deoarece, doar cunoscând răspunsul la această întrebare, managerul își va putea crea o echipă eficientă. De exemplu, poți fi un manager care apreciază responsabilitatea și profesionalismul, ceea ce înseamnă că oamenii sunt singuri responsabili de sarcinile pe care le au și nu au nevoie să fie verificați constant. Dacă sunteți un astfel de manager, înseamnă că nu vă place să faceți micromanagement și aveți nevoie în echipă de persoane care știu exact ce trebuie să facă. Dacă o persoană vă cere să o controlați mereu, înseamnă că nu aveți nevoie de ea în echipă. Sau, dimpotrivă, dacă, în calitate de manager, vă place să controlați toate procesele, atunci aveți nevoie în echipă de persoane care doar să execute sarcinile, fără prea multe întrebări.
În timpul interviului, există patru niveluri pe care le putem evalua la un candidat.
#1. Cunoștințele pe care le are.
#2. Experiența și competențele.
#3. Regulile și normele de comportament.
De exemplu, când există o situație de criză în companie, persoana va ajuta compania și va rămâne alături de ea sau, dimpotrivă, va pleca. Un alt exemplu: atunci când există un proiect, persoana lucrează în echipă, propune idei și implică oamenii sau preferă să facă totul de una singură.
#4. Motivele și valorile, adică ce motivează persoana.
Adesea, antreprenorii greșesc crezând că oamenii sunt motivați doar de bani, dar mai sunt multe alte aspecte. Banii reprezintă doar baza.
Ce îi motivează pe angajați să lucreze
Există factori de „igienă” și factori de „motivație”.
Ce înseamnă factorii de „igienă”: salariul, concediul de odihnă, un scaun confortabil, instrumentele de lucru necesare. Sunt aceste lucruri motivante pentru angajați? Nu, acestea reprezintă norma. Salariul este norma. De exemplu, dacă unui fotograf i se oferă un aparat foto pentru a lucra sau unui programator i se pune la dispoziție un calculator, ori dacă angajatul vine la birou în centrul orașului, toate acestea sunt normalități și lucruri de bază de care trebuie să beneficieze orice angajat.
Factorii de motivație: atunci când angajatul este apreciat în public, în fața colegilor și i se recunosc meritele și munca pe care o face. Totuși, pe unii angajați îi va motiva faptul că munca lor este apreciată în public, iar pe alții – nu. Unii sunt motivați de îndeplinirea sarcinilor sau de finalizarea unui proiect, fără a avea nevoie de recunoaștere publică. De aceea, este important ca angajatorul să înțeleagă ce îi motivează pe angajații săi.
Un alt factor de motivație este, de exemplu, responsabilitatea, atunci când angajatului i se dă un proiect important și numai el se poate ocupa de acest proiect, pentru că angajatorul are încredere în tine. Persoana care face asta singur simte cum crește și se dezvoltă și asta pe el îl motivează.
Aceste lucruri sunt importante de a fi înțelese în timpul interviului de angajare. Atunci când angajatorul nu află toate aceste detalii la etapa de interviu, tot el are de suferit ulterior.
Micromanagementul în echipă
Micromanagementul poate fi și el bun, dar nu pentru toți angajații.
Imaginați-vă că ați luat în echipă o persoană fără experiență, care nu a lucrat niciodată și care nu știe nimic. Micromanagementul se va potrivi pentru acest angajat, adică ar trebui să-l monitorizați mereu ce face, să-l îndrumați și să-l învățați. Acest stil de management se numește management directiv.
Dacă ați angajat un profesionist, care are și un potențial mare, micromanagementul nu va funcționa cu el, deoarece îl va descuraja. Nu-i va fi plăcut să lucreze într-o atmosferă de control excesiv și nu se va simți confortabil într-un mediu în care, deși este un profesionist, este tratat ca un începător. Un profesionist trebuie lăsat să-și facă treaba în liniște. Managerul care are tendința de a controla tot timpul va trebui să înțeleagă că acest stil de lucru nu este potrivit pentru toată lumea. Micromanagementul este potrivit doar în anumite momente și cu anumite persoane.
Există și persoane care nu au ambiții, nu își doresc să crească profesional și doar execută sarcinile atribuite – vin la lucru la 9.0 și pleacă la 18.00. În cazul acestor persoane abordarea potrivită ar fi următoarea: să le atribui sarcini clare, să le ceri să-ți raporteze o dată pe săptămână ce au realizat și atât. În schimb, pentru alții poate funcționa să aveți doar o singură ședință pe an, iar ei să aducă rezultate excelente. Astfel de persoane nu trebuie controlate constant, pentru că nu au nevoie de acest lucru.
Fiecare antreprenor este responsabil de cultura organizațională pe care o creează în cadrul echipei.
Nota autorului: există patru tipuri de cultură organizațională: clan, adhocrație, ierarhie și de tip piață. În 2001, Robert Quinn și Kim Cameron au creat un model cu două axe și patru cadrane pentru a clasifica culturile organizaționale.
Cultura organizațională de tip ierarhie se caracterizează printr-un loc de muncă oficializat și bine structurat. Procedurile ghidează ceea ce fac oamenii. În această formă de cultură organizațională, liderii sunt buni coordonatori și organizatori. De asemenea, este esențial să se mențină o organizație care funcționează fără probleme, iar ceea ce menține instituția unită sunt regulile și politicile.
Cultura organizațională de tip piață se referă la un tip de organizație care funcționează ca o piață în sine. Aceasta este orientată mai mult spre mediul extern decât pe cel intern. Acest tip de cultură organizațională se axează pe interacțiunile cu grupuri externe de consumatori, precum furnizorii, clienții, antreprenorii, titularii de licențe, sindicatele și autoritățile de reglementare.
Cultura organizațională de tip clan poartă acest nume datorită asemănării sale cu o organizație familială. Spre deosebire de regulile stricte și procedurile formale caracteristice structurii ierarhice sau de orientarea către profit specifică modelului „market”, organizațiile de tip clan se remarcă prin promovarea muncii în echipă, prin programe dedicate implicării angajaților și prin sprijin constant din partea companiei pentru aceștia. În această cultură, clienții sunt văzuți ca parteneri, iar organizația se concentrează pe crearea unui mediu de lucru prietenos.
Cultura organizațională de tip adhocrație poate fi întâlnită frecvent în industrii precum cea aerospațială, dezvoltarea de software, consultanța în cadrul think tank-urilor și cinematografie. O provocare pentru aceste organizații este realizarea de produse și servicii inovatoare și adaptarea rapidă la noile oportunități.
Cum să gestionezi corect echipa
Toate procesele trebuie să fie clare, bine puse la punct și scrise. De ce? De exemplu, atunci când vine o persoană nouă în echipă, ea trebuie să știe deja cum funcționează lucrurile și ce trebuie să facă, fără a învăța totul de la zero. Chiar și modalitatea de propuneri comerciale, cum trimiți un e-mail etc. – toate aceste șabloane trebuie să fie centralizate într-o mapă care să facă parte din regulamentul de lucru.
Când toate aceste lucruri sunt scrise, angajaților le este clar ce trebuie să facă în diferite situații, cum ar fi recrutarea, ce facem pentru a recruta personal.
Iată cate sunt pașii!
#1. În primul rând, trebuie să descrieți funcțiile acestui specialist.
#2. În al doilea rând, veți scrie ce cunoștințe trebuie să aibă pentru acest rol, ce instrumente va folosi la muncă.
#3. Al treilea pas este să plasați anunțul cu poziția vacantă pe o platformă specializată, cum ar fi delucru.md sau rabota.md.
#4. De la rabota.md sau delucru.md ne trimit factură de plată. Ce facem cu această factură? O trimitem contabilului, ce mesaj folosim?
#5. Am primit primul CV. Ce facem cu acest CV?
#6. Dacă persoana nu a trecut mai departe, îi scriem neapărat despre acest lucru. Ce mesaj folosim în acest caz?
Atunci când totul este scris, iar procesele sunt bine stabilite, tot ce rămâne de făcut este să execuți și să îndeplinești sarcinile. În acest caz, poți angaja și persoane fără experiență, deoarece, după o lună în care vor studia regulamentele, vor putea lucra deja singuri. În așa mod se creează eficiența în companie.
Când compania are nevoie de un departament de resurse umane
Practica arată că, de obicei, când sunt până la 30 de angajați, directorul se ocupă de aceste procese, deoarece nu are încă un departament HR. Sau, dacă nu directorul, atunci șefii de departamente se ocupă și de procesele specifice HR-ului. Directorul este persoana care trebuie să cunoască cum funcționează toate procesele din cadrul companiei. În primele etape de dezvoltare, el este și specialist în marketing, și vânzător, și specialist în resurse umane.
Un departament HR bine organizat contribuie la creșterea eficienței echipei și la dezvoltarea companiei pe termen lung.
Dacă ai peste 30 de angajați, este momentul să angajezi un specialist HR care să gestioneze recrutarea, integrarea și motivarea echipei.
Dacă ai sub 30 de angajați, poți optimiza procesele prin:
# crearea fișelor de post pentru fiecare rol;
# stabilirea unui sistem clar de recrutare și integrare a noilor angajați;
# definirea unei culturi organizaționale și a regulilor de comunicare;
# asigurarea unui sistem de motivare bazat pe nevoile echipei.
Indiferent de mărimea companiei, o echipă organizată și bine gestionată este cheia succesului.
Bun Venit este un proiect #diez de educație financiară, în care antreprenori și antreprenoare din Republica Moldova îți explică ce trebuie să știi dacă vrei să deschizi și să dezvolți o afacere.
