Începând cu 16 martie, au fost luate măsuri mai stricte de prevenire și răspândire a coronavirusului de tip nou – COVID-19. Piețele, localurile de agrement, restaurantele, cafenelele s-au închis, cu excepția farmaciilor și supermarketurilor. Totodată, mulți dintre angajați au un regim de muncă domestic.
În a treia ediție, am aflat cum lucrează de acasă angajații companiei de IT Amdaris.
Program de muncă
Programul de muncă de acasă nu se deosebește deloc de cel standard care era până nu demult. Asta înseamnă că angajații au fost asigurați cu echipamentul necesar la domiciliu. Ei sunt informați permanent în legătură cu actualizările ce țin de starea de urgență instituită în Moldova.
De asemenea, sunt angajați care vin la birou fără niciun impediment. Se deplasează singuri cu mașina proprie, iar unii dintre cei care lucrează din oficiu spun că se simt mai în siguranță acolo. Personalul care continuă să lucreze la birou păstrează distanța socială și are grijă să-și spele mâinile și să le dezinfecteze cât mai frecvent. În prezent, la birou lucrează aproximativ 10 oameni la cinci etaje diferite, astfel încât să nu existe vreun risc de infectare.
În ceea ce privește achitarea salariului, în această perioadă dificilă, managementul companiei asigură plătirea integrală a salariului și, în perspectivă, face tot posibilul ca lucrurile să nu se schimbe până la sfârșitul carantinei.
Cum e munca de „birou” acasă?
Productivitatea personalului nu a avut de suferit în condițiile în care el a fost mutat din oficiu – acasă, pentru angajații care au nevoie de un PC, de câteva ecrane (pentru comoditate), VPN și conexiune la Internet. Toate ședințele, scrum-urile au loc online prin intermediul Microsoft Teams, iar mulți dintre ei le făceau online și până la carantină pentru că la aceste discuții, de obicei, participă clienți sau colegi din alte centre de livrare cum ar fi Timișoara sau Dubai. Tot ce s-a schimbat este decorul și faptul că nu sunt colegii alături, însă volumul de lucru și modul de desfășurare a acestuia a rămas același.
Securitatea este pe primul plan
Încă de la primele cazuri de COVID-19 înregistrate în Europa, compania Amdaris a echipat toate oficiile cu dezinfectanți pentru mâini, s-a comunicat personalului despre modalitățile de prevenire a infectării și au fost distribuite mai multe pliante informative preluate de la Organizația Mondială a Sănătății. Mai mult,au fost luate măsuri de precauție precum dezinfectarea mânerelor de la uși, o dată pe oră, cu soluții de curățat pe bază de alcool.
Conducerea companiei a anticipat situația și a revizuit Planul de Continuitate al Afacerii (PCA) în care a fost descris modul în care își va continua activitatea în cazul unei epidemii locale sau pandemii globale.
Principalele obiective ale companiei Amdaris în cadrul acestui plan sunt:
# să fie redus la minimum riscul de îmbolnăvire al angajaților cu noul tip de virus;
# să se ia toate măsurile necesare pentru ca locul de muncă să nu devină un focar de infecție;
# să fie revizuite toate călătoriile în interes de serviciu sau personale, iar angajații să fie gata să le amâne în caz de necesitate;
# să fie stabilite condiții alternative de muncă cu furnizorii și clienții, astfel încât afacerea să nu aibă de suferit, iar angajații să poată continua activitatea fără impedimente.
Ajutor moral/psihologic
Departamentul HR desfășoară sesiuni Magic (o ședință la care se evaluează motivația și starea de bine a angajatului în diferite direcții: employee engagement, employee commitment, learning & development, pay & benefits) și sesiunea One to One (o ședință spontană care poate fi convocată de angajat sau de HR, la care poate fi abordat orice subiect). Magic-ul e o ședință mai formală, iar One to One-ul e o ședință de suflet.
De asemenea, se desfășoară activități informative unde colegii fac prezentări online pe diferite subiecte de interes pentru angajații companiei. Ultima prezentare a fost despre cum să depășim frica, timiditatea, neîncrederea în sine și anxietatea atunci când vorbim cu clienții.
O altă modalitate de comunicare cu colegii de birou sunt chaturile noi create în perioada carantinei – Happy Time și Quarantine Active Life –, menite să mențină spiritul de echipă, dar și buna dispoziție.
Pe canalul Happy Time, Anastasia (specialist HR) distribuie poze din copilărie de-ale colegilor, iar provocarea e să ghicești cine e în poza respectivă. Este cel mai așteptat moment al zilei, întrucât toți se relaxează, zâmbesc, se distrează și încearcă să ghicească primul/prima cine este în acea imagine.
Pe celălalt canal – Quarantine Active Life – sunt lansate diverse provocări per grup. Prima provocare lansată a fost să spui într-un video scurt „Ce înseamnă pentru tine să fii Amdarian”. Le-a oferit posibilitatea tuturor să-și reamintească toate momentele frumoase pe care le-au trăit în cadrul companiei.
A doua provocare a fost Workout favourite move. Colegii s-au filmat executând una dintre mișcările preferate din timpul antrenamentelor și au provocat la rândul lor alți trei colegi să facă același lucru.
Aceste activități de grup de la distanță le permit colegilor să se afle mereu în mișcare și într-o stare emoțională sănătoasă.
Priorități și obiective
În cazul în care carantina va fi prelungită pe un termen mai lung, Amdaris a pregătit trei priorități-cheie pentru a amortiza consecințele situației epidemiologice din țară. Iată care sunt acestea:
#1. starea de bine a angajaților – monitorizarea stării fizice, spirituale și morale a acestora. Lipsa de comunicare va fi compensată prin discuții online mai frecvente decât în mod normal și vor fi păstrate activitățile care au devenit parte din cultura organizațională. Tradiționala desemnare a angajatului lunii se va desfășura printr-o conferință online pe Zoom;
#2. bunăstarea familiilor – compania analizează opțiunile pe care le are, astfel încât să nu aibă pierderi de venit și să poată asigura în continuare aceleași salarii pentru angajați, dar și să păstreze toate beneficiile de până acum: tichetele de masă, compensarea pentru sala de sport etc., în speranța că angajații și familiile lor să-și poată menține nivelul de trai obișnuit;
#3. business as usual – va fi depus efort ca activitatea companiei să nu fie afectată. Însă, așa cum COVID-19 a afectat întreaga lume, inclusiv clienții companiei, în această perioadă se desfășoară discuții cu aceștia și se analizează modalități de colaborare avantajoase pentru ambele părți.
Carantina nu înseamnă „sfârșitul lumii”, din cauza izolării și a autoizolării. Companiile care au posibilitatea de a optimiza procesul de lucru pot cu ușurință să creeze propriile activități de grup, în funcție de specificul fiecăreia. Astfel, autoizolarea poate deveni și interesantă.
Dacă dorești să fii mereu la curent cu cele mai populare și actuale știri de pe #diez, ești mereu binevenit(ă) și pe canalul nostru de Telegram.
